Analogique Numérique
Les cassettes doivent être rembobinées et manuellement transportées ou envoyées par courrier de l’auteur à la transcriptionniste, contribuant aux délais de créations de documents, ajoutant des dépenses inutiles et augmentant les chances de pertes ou endommagement des cassettes. Des fichiers peuvent être facilement et sécuritairement téléchargés à un PC pour être transcrits ou distribués automatiquement. Les auteurs peuvent simplement envoyer leurs dictées par courriel lorsqu’a l’extérieur du bureau.
Les bandes magnétiques des cassettes sont accédées à la fois par l’enregistreur et l’unité de transcription. Ainsi, au fil du temps, elles s’endommagent et affectent la qualité sonore, rendant la transcription plus difficile. La technologie numérique est utilisée pour produire des enregistrements à très haute qualité à toutes les fois, sans aucune détérioration de qualité au fil du temps.
Pour les scénarios où les dictées doivent être archivées, la cassette elle-même doit être conservée, causant des problèmes de stockage et augmentant les chances pour les cassettes de se perdre, de s’endommager ou d’être mal identifiées. Des fichiers peuvent être sauvegardés sécuritairement et automatiquement sur un disque dur, rendant l’archivage et l’extraction des dictées simples et économiques.
Pour que l’auteur ou la transcriptionniste localise rapidement les dictées ou portions de dictées sur cassettes, ils doivent rembobiner ou faire avancer rapidement la bande, un processus lent et imprécis. Accéder aux dictées est aussi instantanée que de sauter d’un message vocal à l’autre. Les auteurs peuvent utiliser des signets pour identifier les segments dans leurs dictées pour faciliter la navigation aux positions d’enregistrement importantes.
Avec les cassettes, il est impossible d’incorporer la reconnaissance vocale. Les fichiers sonores numériques peuvent être reconnus par un engin de reconnaissance vocale.
Plus la durée d’enregistrement disponible sur une cassette est élevée, plus sa bande magnétique est mince, augmentant les chances de s’affaiblir ou de rompre pendant une dictée importante. Ainsi, la capacité d’enregistrement est très limitée avec des cassettes. Si les besoins l’exigent, la durée d’enregistrement numérique peut dépasser 100 heures par carte mémoire. Plusieurs dictées peuvent être créées et éditées sur la même carte mémoire.
Les informations démographiques d’une dictée ne peuvent pas être entrées via un magnétophone. Les informations démographiques (nom de l’auteur, identifiant de la dictée, type de travail, etc.) peuvent être saisies automatiquement ou entrées via l’enregistreur numérique, et elles sont attachées à la dictée.
Lorsqu’une cassette est donnée au transcriptionniste, l’auteur ne peut pas faire des ajouts ou des modifications au(x) dictée(s) en cours. Permets aux auteurs d’identifier certaines dictées ‘ouvertes’ et, après le transfert des dictées terminées, ils peuvent continuer à travailler sur les dictées ‘ouvertes’.
Les informations de code-barres ne peuvent pas être captées par un magnétophone Un enregistreur numérique permet la capture des renseignements démographiques des patients/clients ou autres informations de la dictée via un lecteur de code-barres optionnel qui s’attache à l’enregistreur numérique. Ces informations sont automatiquement assignées à la dictée.
Les informations disponibles sur l’écran d’un magnétophone sont limitées. Un enregistreur numérique peut afficher la date, l’heure, le nom de l’auteur, la longueur de la dictée, l’identifiant de la dictée, le type de travail et plus…
Avec un magnétophone, les batteries doivent être rechargées ou remplacées souvent et les cassettes doivent être retirées de l’appareil et remises manuellement aux transcriptionnistes. Un enregistreur numérique est accompagné par un socle, qui télécharge les dictées automatiquement et recharge les batteries de l’appareil.
Impossible d’incorporer un logiciel pour gérer ou améliorer le flux de travail. Fonctionnalités supplémentaires avec un logiciel telles que l’administration centralisée, modules accessibles via web, dictée avec Blackberry et facilité de déploiement dans un environnement ‘client léger’.
Incapacité de distribuer le travail aux transcriptionnistes efficacement. Les fichiers numériques peuvent être assignés des niveaux de priorités, peuvent être facilement distribués et même des dictées individuelles peuvent être divisées et distribuées a des transcriptionnistes différents pour accélérer le processus de travail.
Aucune technologie de cryptage. Les cassettes peuvent être écoutées sur n’importe quel lecteur à cassette. L’accès aux appareils numériques peut être protégé contre un usage non-autorisé à l’aide d’un mot de passe. Les dictées téléchargées peuvent aussi être cryptées pour sécuriser les informations confidentielles.